Plumas NCC | La gestión del tiempo con el uso de herramientas de inteligencia artificial

 

Por: Rodolfo Guerrero Martínez (México).

La gestión del tiempo, una habilidad fundamental en el mundo contemporáneo, ha experimentado una transformación significativa gracias a los avances que brindan las tecnologías como la inteligencia artificial (IA). Tradicionalmente, la organización y optimización del tiempo se basaban en métodos basados en bloques (teniendo ventajas tal como la concentración, el alcance y la claridad), técnicas, matrices y herramientas analógicas.

En ese sentido, técnicas como la pomodoro comparte los periodos breves de tiempo fijos en el que un equipo sigue una metodología ágil de gestión de proyectos (scrum) para completar una cantidad de trabajo establecida (sprint), teniendo como base 25 minutos, aunque esto incluye tres reglas para aprovechar al máximo cada intervalo: (I) Desglosar proyectos complejos; (II) tareas pequeñas juntas; y (III) una vez establecido un pomodoro, trabaja hasta que suene. Esto no debe terminar ni pausar el proceso, dado a que la buena administración significa también, anotar toda idea, tarea y solicitud para regresar a ella posteriormente.

También, entre las matrices destaca la de Eisenhower, la cual se basa en el principio de clasificar las tareas de urgencia e importancia, entre sus pasos contempla la recopilación de todas las tareas; calificación de premura; creación de matriz con etiquetas; escritura de actividades; establecimiento de prioridades; y revisión y actualización periódica.

No obstante, la irrupción de la IA ha introducido un nuevo paradigma, ofreciendo soluciones tecnológicas sofisticadas que automatizan tareas, analizan patrones de comportamiento y brindan predicciones precisas, representando un aumento de productividad en un 40% y reducir costos operativos en un 20% (McKinsey), en el caso de las compañías. A su vez, esta integración proyecta la disminución de tiempo en 50% con uso de herramientas como HubSpot y SEMrush en tareas repetitivas para la creación de informes y segmentación de audiencias, siendo valiosas para el área administrativa, de mercadeo, venta, promoción y difusión de una organización.

Esta integración de la IA en la gestión del tiempo permite a las personas y sectores productivos mejorar su efectividad, reducir el estrés y alcanzar objetivos, permitiendo incluso incrementar ingresos anuales de 35%, donde la automatización no sólo sea tendencia, sino también, una estrategia para prosperar en el ámbito laboral.

Por tanto, el presente artículo realizará de forma general más no limitativa, la gestión del tiempo con el uso de la inteligencia artificial tratando herramientas como softwares de tareas, asistentes virtuales; desarrollando una visión con un caso concreto; y precisando el futuro de la productividad de las organizaciones con la IA.

Tipos de herramientas de inteligencia artificial para la gestión del tiempo

Esta revolución plantea una innovación significativa en la forma en cómo organizamos y optimizamos nuestras jornadas. Desde la automatización de tareas repetitivas hasta la predicción de patrones de trabajo, algunas de las herramientas que materializan estas oportunidades son, por ejemplo, los softwares de gestión de tareas, asistentes virtuales (Google Assistant, Siri), y aplicaciones para la gestión del tiempo (RescueTime, Toggl).

Conforme a lo establecido líneas arriba, comenzamos con un software como Trello (https://trello.com/es), el cual se basa en el método Kanban que consiste en representar tareas a través de tarjetas con movimiento por medio de columnas para apreciar los estados de avance del proyecto.

En ese hilo, primero debes crear un tablero que es el espacio de trabajo principal donde se organizan las tareas. Después, generar listas, que son las columnas que representan los estados de avance del proyecto, como «Por hacer», «En progreso» y «Hecho». Dentro de cada lista, puedes crear tarjetas, que representan las tareas individuales. Cada tarjeta puede tener un título, una descripción, una fecha de vencimiento, etiquetas y comentarios.

Como segundo lugar, se localizan los asistentes virtuales, el caso de Siri (https://www.apple.com/mx/siri/) desarrollado por Apple brinda a los usuarios interactuar con sus dispositivos iOS, macOS, watchOS y tvOS de manera más fácil y eficiente. Para utilizar Siri, simplemente debes activarla con la frase «Hey Siri» o presionar el botón de inicio en tu dispositivo. Posteriormente, puedes darle instrucciones o hacer preguntas, y Siri responderá con información o realizará acciones en tu nombre.

A continuación, señalamos algunas de las funciones clave:

(1) Realizar llamadas y enviar mensajes de texto.

(2) Establecer recordatorios y eventos en el calendario.

(3) Proporcionar información sobre el clima, noticias y deportes.

(4) Realizar búsquedas en Internet y proporcionar resultados.

(5) Controlar la música y los videos en tu dispositivo.

(6) Proporcionar direcciones y rutas con Maps.

(7) Traducir texto y hablar en diferentes idiomas.

(8) Realizar tareas con aplicaciones de terceros, como Uber y WhatsApp.

Y, en tercer lugar, tenemos aplicaciones para la gestión del tiempo como RescueTime (https://www.rescuetime.com/), en la cual simplemente debes descargar e instalar la aplicación en tu dispositivo y crear una cuenta. Esto proporciona informes detallados sobre cómo estás utilizando las horas del día, colocando un seguimiento de la cantidad de tiempo que estás destinando a diferentes categorías de actividades, como trabajo, entretenimiento y comunicación; el sistema de alertas y notificaciones para ayudarte a mantener tus objetivos de productividad; e integrando otras herramientas de productividad, como Google Calendar y Trello.

Una visión para la mejor gestión del tiempo con el uso de la IA desde la empresa de logística DHL 

La empresa DHL inicio en el año 1969 teniendo como sus fundadores a los norteamericanos, Adrián Dalsey, Larry Hillblom y Robert Lynn -conformando de esta manera, a través de las iniciales de los apellidos, la denominación de la compañía- comenzando su actividad con el envío de documentación aduanera necesaria para autorizar grandes envíos de contenedores marítimos.

En 1974 se instaló en Europa, especialmente en Londres y para 1979 en Asia, consolidándose como una empresa global. No obstante, el desarrollo de tecnologías como el fax dirigió a DHL a reorganizar en los años 80, para dedicarse al envío de paquetería urgente, manteniendo, además, como ventaja competitiva el uso de transporte aéreo como medio preferente.

Posteriormente, en el año 2003, Deutsche Post adquirió el control de DHL, transformándola en la principal empresa postal y de lógica global. Actualmente, la compañía opera en más de 220 países y territorios, con una flota de más de 250.000 vehículos y una red de más de 2.400 centros de distribución (DHL, 2022). Así mismo generando 350,000 empleos.

Ahora bien, DHL, desempeña desafíos en la gestión del tiempo en sus operaciones diarias, por tanto, ha implementado soluciones con el uso de inteligencia artificial (IA), por medio de herramientas tales como Global Trade Barometer, un programa de predicción de demanda global que analiza los tráficos internacionales de los próximos dos meses. Este sistema permite a DHL elegir rutas y vías de distribución de paquetes con mayor criterio, lo que ha resultado en un aumento de la productividad de hasta un 30% (DHL, s.f.). Además, la compañía utiliza el DHL Supply Chain, un sistema basado en tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) que agiliza la cadena de suministro mediante el escaneo y análisis de documentos impresos y digitalizados.

Otra herramienta clave en la gestión del tiempo de DHL es el uso de softwares de optimización de rutas y datos, que la empresa ha venido desarrollando durante más de dos décadas. Estos sistemas permiten mejorar significativamente la logística y la cadena de suministro, previendo una tasa de adopción de IA en la industria del 42,9 % de tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) y alcance un valor de 6 500 millones de dólares en 2023.

 

El futuro de la gestión del tiempo con inteligencia artificial generativa

En el presente rubro del objeto de estudio, enfatizamos la transformación en la forma en cómo las personas y las organizaciones gestionan su tiempo. Comprendiendo, la integración de tecnologías como avatares y hologramas que permitan una interacción más inmersiva y personalizada, lo que facilitará la planificación y ejecución de tareas, por ejemplo, en la esfera pública, el desempeño de audiencias virtuales, medios para la resolución de controversias (conciliación, arbitraje y mediación), entre otros.

Cabe resaltar que, los avatares, como representaciones virtuales de una persona, podrá asistir en la gestión de calendarios, recordatorios, notificaciones, participación de asambleas, mientras que los hologramas podrán proyectar información y objetos virtuales en el espacio físico, permitiendo una visualización más intuitiva de la información.

En cuanto, a la inteligencia artificial generativa (IAG) otorgará a los sistemas de gestión del tiempo aprender de nuestros patrones de comportamiento y adaptarse a nuestras necesidades individuales. La IAG podrá analizar grandes cantidades de datos y generar predicciones, reduciendo la carga cognitiva y aumentando la productividad. Además, la IAG podrá generar contenido y respuestas automatizadas para tareas repetitivas (solicitudes de ayuda, de información, confirmaciones de cita), liberando tiempo para enfocarnos en actividades de mayor valor agregado.

Fuentes de consulta

DHL. (2022). Informe anual 2021. Recuperado de: https://group.dhl.com/content/dam/deutschepostdhl/en/media-center/investors/documents/annual-reports/DPDHL-2021-Annual-Report.pdf

DHL. (s.f.). Logística: Aumenta tu productividad con inteligencia artificial. Recuperado de: https://bootcamp.latam.express.dhl.com/es-ar/logistica-aumenta-tu-productividad-con-inteligencia-artificial

Davenport, T. H., & Dyché, J. (2013). Big data in big companies. Disponible en: https://www.iqpc.com/media/7863/11710.pdf

MCKINSEY, 2023. El estado de la IA. El año clave de la IA generativa. Disponible en: https://www.mckinsey.com/featured-insights/destacados/el-estado-de-la-ia-en-2023-el-ano-clave-de-la-ia-generativa/es

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Ro­dol­fo Gue­rre­ro es abo­ga­do por la Be­ne­mé­ri­ta Uni­ver­si­dad de Gua­da­la­ja­ra y maes­tro en de­re­cho con orien­ta­ción en ma­te­ria Cons­ti­tu­cio­nal y ad­mi­nis­tra­ti­vo por la mis­ma casa de es­tu­dios. Es So­cio Fun­da­dor y Re­pre­sen­tan­te Le­gal de la So­cie­dad Ci­vil Cof­fee Law “Dr. Jor­ge Fer­nán­dez Ruiz”. So­cio fun­da­dor de la Aca­de­mia Me­xi­ca­na de De­re­cho “Juan Ve­lás­quez” A.C. Ti­tu­lar de la Co­mi­sión de Le­gal­tech del Ilus­tre y Na­cio­nal Co­le­gio de Abo­ga­dos de Mé­xi­co A.C. Ca­pí­tu­lo Oc­ci­den­te. Vi­ce­pre­si­den­te de la Aca­de­mia Me­xi­ca­na de De­re­cho In­for­má­ti­co, Ca­pí­tu­lo Ja­lis­co.